KVKK Aydınlatma Metni
TASLAK – Hukuki inceleme bekleniyor. Bu metin kesinleşmemiştir; firma unvanı, adres ve başvuru bilgileri doldurulacaktır.
1. Veri Sorumlusu ve Rol Dağılımı
Platformun işletmecisi [firma unvanı], 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusudur.
Platformda iki ayrı rol vardır:
- Platform işletmecisi: hesap açılışı, kimlik doğrulama, güvenlik kayıtları, faturalandırma ve platformun işletilmesine ilişkin verilerde veri sorumlusudur.
- Üye firmalar: kendi müşteri ve çalışan verileri bakımından veri sorumlusudur. Platform işletmecisi bu verileri yalnızca firmaların talimatıyla saklar ve işler, yani veri işleyen sıfatıyla hareket eder.
Bu ayırım, firmanın kendi müşterilerine karşı aydınlatma yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
2. İşlenen Kişisel Veriler
| Veri kategorisi | İçerdiği bilgiler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad, unvan, görev |
| İletişim | Mail adresi, telefon, işyeri adresi, kurtarma mail adresi |
| Firma / finans | Ticaret sicil ve vergi bilgileri, banka hesap bilgisi, fatura ve tahsilat kayıtları |
| İşlem | Randevu, servis formu, teklif, sipariş, stok ve garanti kayıtları |
| Görsel | Sahada çekilen iş fotoğrafları, servis formundaki ıslak veya dijital imza görseli |
| İşitsel | Uygulama içi ücretli online destek görüşmelerinin ses kaydı |
| Konum | Teknisyenin "yola çıktım" bildirimi ve varsa saha konum doğrulaması |
| İşlem güvenliği | Giriş kayıtları, IP adresi, cihaz bilgisi, belge indirme kayıtları |
Platformda sağlık, din, üye olunan sendika gibi özel nitelikli kişisel veri toplanmaz. Kullanıcıların bu tür verileri serbest metin alanlarına yazmaması gerekir.
3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m.5) |
|---|---|
| Hesap açmak, kimlik ve firma doğrulaması yapmak | Sözleşmenin kurulması ve ifası |
| Randevu, servis formu, teklif ve sipariş sürecini yürütmek | Sözleşmenin ifası |
| Fatura düzenlemek, ticari defter ve belge saklamak | Hukuki yükümlülük |
| Garanti ve seri numarası takibi yapmak | Sözleşmenin ifası, meşru menfaat |
| İş kalitesini belgelemek için saha fotoğrafı saklamak | Meşru menfaat |
| Ücretli online destek görüşmelerini ses olarak kaydetmek | Açık rıza (ücretli desteğe geçişte alınır) |
| Giriş, IP ve belge indirme kayıtlarını tutmak | Hukuki yükümlülük, meşru menfaat |
| Uyuşmazlık halinde hak tesis etmek ve savunmak | Hakkın tesisi ve korunması |
Ses kaydı için açık rıza ücretli desteğe geçişte ayrıca alınır. Rıza verilmezse ücretli online destek başlatılmaz; ücretsiz talep çağrısı kayıt alınmadan sürdürülebilir. Verilen rıza her zaman geri alınabilir.
4. Aktarım
Veriler yalnızca aşağıdaki taraflara ve yalnızca gereken kadarıyla aktarılır:
- Karşı taraf firma: servis talebinde müşterinin bildirdiği bilgiler seçtiği hizmet veren firmaya, servis formu ve teklif ise müşteriye iletilir.
- e-Fatura entegratörü: her firmanın kendi seçtiği entegratöre, yalnızca fatura düzenlemek için gereken bilgiler.
- Alt hizmet sağlayıcılar: sunucu, yedekleme ve mail gönderim hizmeti verenler.
- Yetkili kamu kurumları: kanunen talep edilmesi halinde.
Veriler Türkiye sınırları içindeki sunucularda saklanır. Yurt dışına aktarım yapılması gerekirse, KVKK'nın ilan ettiği standart sözleşme imzalanır ve beş iş günü içinde Kuruma bildirilir; bu durum ayrıca ilgili kişilere duyurulur.
Firmalar birbirinin verisine erişemez. Parça stok sorgusu gibi firmalar arası işlemlerde yalnızca sorguyu başlatan ve yanıt veren taraf birbirini görür.
5. Saklama Süreleri
| Veri | Süre |
|---|---|
| Servis formu, teklif, fatura ve ticari kayıtlar | 10 yıl (kanuni zorunluluk) |
| Saha fotoğrafları | Çekildiği tarihten itibaren 15 ay |
| Online destek ses kayıtları | 1 ay |
| Giriş, IP, cihaz ve indirme kayıtları | 2 yıl |
| Hesap ve üyelik bilgileri | Üyelik süresince ve sona ermesinden itibaren 10 yıl |
- Fotoğraflar silinmeden bir hafta önce ilgili müşteri ve firmaya bildirim gönderilir; isteyen kendi kopyasını indirebilir.
- Daha uzun saklama isteyen taraf platformdan depolama kotası satın alır. Bu talep müşteri veya firma tarafından yapılabilir; bedel talep edene faturalandırılır.
- Süresi dolan veriler silinir veya geri dönüşü olmayacak şekilde anonim hale getirilir. Silme işlemleri kayıt altına alınır.
- Devam eden bir uyuşmazlık varsa ilgili kayıtlar süreç sonuna kadar saklanır.
6. Haklarınız ve Başvuru
Kanunun 11. maddesi uyarınca şu haklara sahipsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve buna ilişkin bilgi talep etme.
- İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında verinin aktarıldığı tarafları bilme.
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
- Şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemin aktarılan taraflara bildirilmesini talep etme.
- Otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğarsa itiraz etme.
- Hukuka aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız giderilmesini talep etme.
Başvuru: talebinizi uygulama içindeki başvuru sekmesinden, [mail adresi] adresine veya [KEP adresi] üzerinden iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Cevaptan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunabilirsiniz.
Ticari kayıtların kanuni saklama süresi dolmadan silinmesi talep edilemez.
Ek: Platform müşteri rehberi
Hizmet veren firmanın platforma girdiği müşterilerine ait firma künyesi bilgileri (ticari unvan, adres, vergi dairesi ve 10 haneli vergi kimlik numarası), diğer hizmet veren firmaların müşteri kaydı oluştururken unvanı otomatik tamamlayabilmesi amacıyla platformun ortak firma rehberinde tutulur. Rehberde, ilgili müşterinin hangi hizmet veren firmayla çalıştığı bilgisi yer almaz. Müşteri yetkilisinin adı, telefon, e-posta bilgileri, notlar ve iş geçmişi yalnızca kaydı oluşturan firmanın erişimindedir ve rehbere aktarılmaz. 11 haneli vergi numaraları (gerçek kişi tacirlerde T.C. kimlik numarası) rehbere aktarılmaz.